Con questo articolo desidero portare alcune riflessioni che ho maturato nel tempo sulla comunicazione in azienda e soprattutto come possa essere gestita in modo efficace ed efficiente con l’aiuto di un sistema informativo evoluto.
HR STUDIO nasce 10 anni fa già con questa consapevolezza e rende disponibili una serie di strumenti per gestire una vera e propria strategia di comunicazione aziendale.
Ma partiamo dall’inizio….
Quando si sceglie un software gestionale ci si concentra, in generale, su determinati fattori, tra i quali per esempio:
- Completezza delle funzioni disponibili
- Facilità d’uso
- Efficacia della reportistica
- Accesso in cloud o in promise
- Serietà del produttore e valutazione del servizio di supporto
- Costo
- Integrabilità con altri sistemi già in uso nell’azienda
- Personalizzazione e flessibilità del sistema per rispondere alle specifiche esigenze dell’azienda
- Altri ed eventuali
Tuttavia questi elementi non sono sufficienti quando si deve scegliere un software di gestione del personale, manca infatti una valutazione fondamentale ovvero la capacità del sistema di gestire la comunicazione.
La comunicazione è un elemento fondamentale per un software di gestione del personale, in quanto svolge un ruolo critico nella gestione dei processi HR. Ecco alcuni dei motivi per cui la comunicazione è così importante:
- Facilita la collaborazione: una buona comunicazione tra i dipendenti, i manager e il personale HR può aiutare a facilitare la collaborazione e migliorare l’efficienza.
- Migliora la trasparenza: una comunicazione chiara e regolare può migliorare la trasparenza dell’organizzazione e garantire che tutti i dipendenti comprendano ciò che è atteso da loro.
- Rafforza la cultura aziendale: una comunicazione efficace può aiutare a rafforzare la cultura aziendale, incoraggiando la coesione e il senso di identità tra i dipendenti.
- Automatizzazione dei processi: l’automatizzazione dei processi HR può migliorare la comunicazione tra dipendenti e HR, riducendo il rischio di errori e incomprensioni.
- Feedback immediato: un software HR con una funzionalità di feedback immediato può aiutare a migliorare la comunicazione tra manager e dipendenti, incoraggiando lo scambio di informazioni e il miglioramento continuo.
Tutti questi intenti sono realizzabili soltanto con un software che permetta di instaurare una vera e propria strategia della comunicazione.
Superare la resistenza verso le informazioni con una strategia della comunicazione
Tutti oggi viviamo in un contesto lavorativo colmo di informazioni, messaggi, sollecitazioni di varia natura, non sempre si riesce a leggere tutto, si reagisce con filtri personali che danno una sorta di graduatoria di priorità alle varie comunicazioni che riceviamo.
Ecco che senza una strategia della comunicazione, ben pensata, diventa difficile emergere tra la mole di informazioni che ciascun dipendente riceve soprattutto se queste informazioni sono ridondanti, con contenuti non sempre utili o interessanti.
Un buon software HR può essere un valido alleato solo se può essere configurato per gestire una strategia della comunicazione, ovvero se è capace produrre, in automatico, una serie regolare di comunicazioni che siano in grado di catturare l’attenzione del destinatario, offrire informazioni chiare e utili e garantire la risposta del destinatario, se necessario.
Alcuni tipi di comunicazioni dovrebbero essere automatizzate in modo da non impegnare il servizio HR, per esempio
- inviare al dipendente un report mensile contenente alcuni dati del mese trascorso, le assenze effettuate, gli straordinari autorizzati, i buoni pasto maturati ecc
- Nel caso di pianificazione dei turni, inviare il piano turni per le settimane successive
- Inviare ai responsabili le assenze previste per il giorno successivo o per la settimana successiva
- Notificare ad altri servizi aziendali alcuni eventi, per esempio segnalare una nuova assunzione a tutti i dipartimenti interessati in modo che ciascuno sia a conoscenza del nuovo arrivato ed eventualmente esegua le attività previste
- Lo stesso dicasi per la notifica del fine rapporto di lavoro
- Invio al servizio paghe della variazione di residenza o della modifica della composizione famigliare
Altri tipi di comunicazione potrebbero essere programmate a scadenze regolari ed essere gestite manualmente su suggerimento del sistema, per esempio:
- Inviare ogni 3 mesi un comunicato che informi i dipendenti circa gli obbiettivi aziendali raggiunti e da raggiungere.
- Verificare settimanalmente se è necessario comunicare qualcosa ai dipendenti, per esempio modifiche alle procedura aziendali, nuove regole per la gestione della privacy ecc
- Comunicare nel mese di marzo e di settembre i periodi di chiusura aziendale estiva e natalizia, eccetto per quelle figure che non risentono di tali periodi
Si potrebbe aggiungerne molti altri
È importante anche considerare diversi canali di comunicazione, come email, notifiche push, SMS, chat interne al software e altri strumenti di collaborazione, per soddisfare le diverse esigenze dei destinatari e ridurre la resistenza verso le informazioni.
Alcuni aspetti che sono, a mio avviso, da tenere in considerazione:
- Avere la possibilità di inviare comunicazioni mirate a gruppi di dipendenti specifici, in modo da evitare invii massivi e non pertinenti
- Avere la possibilità di includere allegati, come ad esempio file PDF o video, per aumentare l’impatto e la comprensione delle informazioni
- Valutare l’integrazione con strumenti di social networking o chat interna all’azienda, in modo da facilitare la comunicazione tra colleghi e rendere più veloci le risposte
- Verificare la presenza di funzioni di tracciamento o di conferma di lettura, in modo da avere un controllo sulle comunicazioni inviate e verificare se sono state effettivamente lette.
- Valutare se è possibile personalizzare il testo dei messaggi e l’orario di invio
In sintesi, prima di scegliere un sistema gestionale HR è importante valutare la sua capacità di comunicare in modo efficace e personalizzato con tutti i dipendenti, evitando eccessi di notifiche e scegliendo canali di comunicazione pertinenti e personalizzabili.
HR STUDIO nasce sin dall’inizio con la consapevolezza di tutti questi fattori fondamentali per una comunicazione efficace ed efficiente in azienda.
Solo così si potrà garantire una reale circolazione delle informazioni utili all’interno dell’organizzazione, riducendo gli sprechi di tempo.
