A prima vista sembra un argomento banale, molti sistemi di gestione infatti calcolano quante ferie matura un dipendente e quante ne ha godute ed infine i residui di ciascuno.
D’altronde anche la stessa procedura paghe calcola mese su mese maturazione e residui di ferie, permessi ed ex festività.
Quindi perché anche il gestionale HR dovrebbe ripetere un conteggio del quale si ha mensilmente l’aggiornamento ?
Partiamo con l’esaminare qual è l’esigenza principale di un’azienda rispetto alla tematica delle ferie e dei permessi.
Il primo punto attiene al fatto che l’azienda dovrebbe portare in esaurimento quante più ferie possibili nell’anno al fine di ridurre al minimo i residui. Questo per almeno due motivi; il primo è di evitare che qualche lavoratore lamenti, anche in sede legale, il fatto che l’azienda non permetteva di effettuare i riposi spettanti per legge.
C’è infatti una bella differenza tra le ferie e tutti gli altri permessi, le prime infatti rappresentano la quantità di giorni di riposo che un dipendente ha il diritto di effettuare ogni anno, generalmente quattro settimane. Impedire al dipendente di effettuare tutti i riposi spettanti significa gravarlo di ritmi di lavoro eccessivi e questo potrebbe aumentare il rischio di infortuni o quantomeno il disagio e la stanchezza del lavoratore che avrà anche meno tempo da dedicare a se stesso e alla propria famiglia.
La corte di cassazione si è espressa più volte condannando le aziende che non permettono di godere di tutti i riposi, dando costantemente ragione ai dipendenti che ne fanno causa.
Le ferie infatti non sono monetizzabili e devono essere godute entro 18 mesi dalla maturazione, poco importa se a fine rapporto vengono pagate, pagare le ferie non può eludere i tema dei mancati riposi.
Ultima nota, per riposo si intende una giornata intera, frazionare le ferie in ore per goderle su giorni nei quali si è anche lavorato non equivale ad un riposo. Qualche azienda ritiene tollerabile comunque almeno la mezza giornata, che comunque a mio avviso espone sempre ad un rischio di vertenza legale.
Il secondo motivo risiede nel fatto che le ferie godute abbattono il costo del lavoro, portarsi dietro degli accumuli significa mettere a bilancio maggiori costi. A questo si aggiunge che l’azienda è tenuta comunque a pagare i contributi sulle ferie non godute allo scadere dei 18 mesi dalla loro maturazione. Ovvero impedire la fruizione delle ferie non comporta nemmeno un differimento del pagamento della quota contributiva.
Pertanto chiudere l’anno con delle ferie non godute genera un maggior costo ed espone l’azienda anche a conseguenze legali.
Quali sono le cause alla base delle mancate fruizioni delle ferie ?
Fatti salvi i comportamenti “dolosi” cioè di aziende che per evitare nuove assunzioni devono far lavorare sempre i dipendenti riducendo gli spazi per le ferie, per tutti gli altri ci sono almeno due fattori da considerare, il primo è un fattore organizzativo dell’azienda che non provvede ad organizzare il lavoro in modo tale da prevedere i giorni di ferie necessari. Anche in presenza di un piano ferie aziendale manca sovente il monitoraggio del mancato rispetto del piano, ovvero i casi di mancata fruizione vengono rilevati troppo tardi quando ormai non c’è più tempo per pianificare ulteriori ferie, il secondo motivo vede come responsabile il dipendente stesso che tende a conservare i suoi giorni di ferie, come se fosse un risparmio da riscuotere a fine rapporto di lavoro.
Come evitare tutto questo ?
HR STUDIO ha tutti gli strumenti per aiutare l’azienda ad evitare accumuli di ferie non godute, ma non solo anche ad organizzare dei piani di rientro per gli accumuli ormai esistenti.
La strategia di HR STUDIO è quella di prevenire i residui attraverso un monitoraggio stretto delle ferie pianificate sin dai primi mesi di maturazione.
L’azienda deve solo stabilire l’obbietto ferie che intende raggiungere a tutto il resto ci pensa HR STUDIO che in una prima fase chiede a tutti i dipendenti ed ai relativi responsabili di redigere un piano ferie che rispetti gli obbiettivi previsti dall’azienda.
Una volta ottenuto questo risultato, sorveglia sul rispetto delle ferie programmate e in caso di mancata fruizione provvedere a chiedere al responsabile ed al dipendente stesso di ripianificare la stessa quantità di giorni entro i termini utili, ripristinando il rispetto dell’obbiettivo dato.
In questo modo HR STUDIO può segnalare i casi non congrui con sufficiente anticipo tale da permettere all’ufficio del personale di intervenire in tempo per risolvere la questione.
Oltre le ferie…
Ma le ferie non sono tutto, ci sono anche i permessi da smaltire, eventuali accumuli, pur non avendo la stessa gravità delle ferie, rappresentano un debito che l’azienda matura nei confronti del dipendente, debito che si rivaluta con l’eventuale aumento di retribuzione e che a fine rapporto di lavoro può generare un costo non indifferente e spesso non ben preventivato.
Anche in questo caso HR STUDIO può provvedere a richiedere la stesura di un piano permessi che rispetti gli obbiettivi posti dall’azienda, in modo automatico senza necessità di intervento dell’operatore.
Chiudo con un’altra prestazione molto importante, ovvero la possibilità di evitare che sia il dipendente ad indicare, nelle sue richieste, se desidera utilizzare le ferie piuttosto che i permessi. La mancanza di consapevolezza sul tema può indurre ad indicare l’istituto meno opportuno.
HR STUDIO può accettare una richiesta generica di permesso/ferie e decidere, secondo una serie di regole, quale istituto utilizzare liberando l’ufficio del personale e/o il consulente del lavoro dalla necessità di verificare lo stato dei residui e di modificare manualmente l’istituto richiesto.
Spero con questo articolo di aver dato un quadro chiaro di come l’azienda può ottimizzare l’uso delle ferie e dei permessi, migliorando la gestione e, nello stesso tempo, risparmiando tempo.
