Come cambia la rilevazione presenze per i dipendenti in lavoro agile ?
La rilevazione presenze è sempre stata intesa, almeno sino ad oggi, come l’attività dedicata al conteggio del tempo che ciascun dipendente trascorre sul luogo di lavoro e delle relative assenze. Il luogo di lavoro può essere la sede dell’azienda, una unità produttiva oppure per i dipendenti che lavorano in mobilità, qualsiasi luogo ove essi possano svolgere le loro mansioni lavorative.
In tutti questi casi si parte dal presupposto che il lavoro avvenga fuori dalle pareti domestiche e sia quantificabile come tempo speso sul luogo di lavoro.
In assenza della distinzione tra luogo di lavoro e pareti domestiche, si può ancora parlare di “rilevazione presenze” ?
Si potrebbe pensare, in un primo momento, di utilizzare le ormai diffuse APP di timbratura, dove il dipendente da casa registra l’orario di inizio e fine lavoro sul proprio smartphone, in questo caso occorre fare affidamento sull’onestà del dipendente, senza alcuna verifica sul fatto che sia stato almeno accesso il PC.
Un’alternativa potrebbe essere quella di misurare il tempo trascorso in collegamento con i sistemi aziendali, magari verificando che il dipendente stia facendo qualcosa. Esistono diversi software di controllo e monitoraggio remoto delle attività svolte da un dipendente su un PC connesso alla rete aziendale. Si può registrare di tutto, tasti premuti, snapshot dello schermo, siti internet visitati, data e ora di passaggio da un software applicativo ad un altro ecc… Sistemi di monitoraggio o per meglio dire, di spionaggio, che violano molti aspetti della normativa italiana, funzionalità di sorveglianza che sono esplicitamente vietate dallo Statuto dei Lavoratori e dalla normativa sulla Privacy.
Sembrerebbe quindi a prima vista che non sia attuabile un meccanismo attendibile di registrazione dell’orario di lavoro e che probabilmente abbia persino poco senso metterlo in atto, sopratutto se consideriamo il contesto casalingo che necessariamente integra momenti di vita famigliare con momenti dedicati al lavoro.
Quindi cosa bisogna fare? Si timbra o non si timbra lavorando da casa ?
Per rispondere a questa domanda dobbiamo riflettere su tre punti
- Quasi tutti i contratti di lavoro nazionali hanno come asse centrale il numero di ore lavorate. Non solo ma le diverse retribuzioni previste per il lavoro in fasce orarie notturne e festive.
- I contratti di lavoro che in qualche modo normano il lavoro agile, prevedono che vi sia il medesimo livello di trattamento adottato per i dipendenti in sede. Non sarebbe pertanto coretto privare il dipendente che lavora in modalità agile di poter segnalare il proprio orario di lavoro esattamente come farebbe se lavorasse in sede.
- La normativa prevede, inoltre, che deve essere il dipendente a segnalare, con un gesto intenzionale, l’orario di inizio e fine lavoro e che tale orario non possa essere ricavato da sistemi di controllo degli accessi, ne fisici, ne informatici o desunto da altri indicatori di presenza o di attività.
Esiste una soluzione che permette una rilevazione del tempo lavoro compatibile con la normativa e che sia attendibile nella rilevazione delle ore lavorate?
Una soluzione praticabile, nel rispetto della Legge e delle normative sul lavoro, è dare la possibilità al dipendente di effettuare la timbratura di inizio / fine lavoro direttamente sul PC utilizzato per le attività lavorative e, ove possibile, solo previo collegamento con la rete aziendale.
In questo modo si ottengono diversi risultati:
- L’azienda riceve un flusso di timbrature effettuate solo nel momento in cui il dipendente è attivo sul PC di lavoro o è collegato alla rete aziendale
- La timbratura avviene su azione esplicita del dipendente, l’azienda non deve ricorrere ad azioni illegali di sorveglianza
- L’orario di lavoro è più attendibile di quello ricavato da un APP che può essere utilizzata anche a PC spento o non collegato
- Il dipendente riceve via email tutti i giorni o settimanalmente le sue timbrature
La timbratura su PC non esclude l’uso della APP per tutte quelle mansioni che devono essere svolte in mobilità
Per vedere un esempio di questa soluzione visita la pagina dedicata alla APP di rilevazione presenze
È tempo di cambiare paradigma: il lavoro, svolto in modalità smart working, non può più essere inteso come quantità di tempo, ma piuttosto, come somma delle attività svolte per l’azienda.
Provando ad immaginare un contesto, nel quale si farà sempre più ricorso allo smart working, quali conseguenze avrà questo cambiamento di prospettiva per l’organizzazione aziendale? Le nostre aziende sono pronte per questo cambiamento ?
A prima vista si potrebbe pensare che tutto sommato non siamo in presenza di grandi sconvolgimenti organizzativi. Basterà che il dipendente da casa, produca una rendicontazione delle attività svolte a fronte dell’orario contrattuale di lavoro. La rilevazione presenze si traduce in rilevazione assenze, ovvero nell’assegnazione convenzionale delle ore contrattuali, sulla quale gestire ferie e permessi, integrata eventualmente, con la gestione delle ore straordinarie.
Credo che in una prima fase le nostre aziende non potranno fare più di questo, tuttavia se il ricorso allo smart working in casa, sarà sempre più massiccio, anche in forma alternata al lavoro in sede, non sarà più eludibile una radicale riorganizzazione del lavoro.
L’organizzazione dovrà partire da un’analisi delle attività, siano esse di carattere amministrativo o derivate da project management. L’insieme della attività devono essere predisposte in una piattaforma di collaboration che proponga a ciascun dipendente l’elenco dei compiti da svolgere, le scadenze, oltre a funzioni di condivisione e work flow autorizzativi ecc…
È evidente come tale riorganizzazione non possa coinvolgere soltanto i dipendenti in smart working ma coinvolgerà tutti i dipendenti a prescindere da dove lavoreranno.
Una rivoluzione che vede le nostre aziende, o almeno molte di esse, ancora distanti da questo paradigma.
