In questa epoca di emergenza sanitaria emerge sempre di più la necessità di lavorare da casa, sopratutto per quelle mansioni, tipicamente svolte in ufficio, che sono le più facilmente attuabili in Smart working. La gestione del personale non fa eccezione e sono molte le piattaforme di gestione HR in cloud che hanno permesso a tanti HR Manager ed a molti addetti del settore di lavorare in modalità Smart working.
Non mancano, ovviamente, alcune difficoltà: lavorare da casa non è mai come lavorare in ufficio, bisogna abituarsi a lavorare da soli e viene a mancare la comunicazione continua con i colleghi, ma sono disponibili i software gestionali che ci permettono di lavorare sui dati e di condividere le informazioni.
Uno degli aspetti più critici che mi sono stati sottoposti da numerose aziende, sopratutto all’approssimarsi della scadenza paghe, riguarda la gestione della rilevazione presenze, non di rado mi viene sottoposto il problema con frasi che posso riassumere così:
non posso lavorare sul mio programma di rilevazione presenze da casa, perché è installato su un PC dell’ufficio ed è collegato ai rilevatori di timbratura, come faccio adesso che devo preparare i dati per le paghe ?
Sovente infatti i software applicativi dedicati alla rilevazione delle presenze/assenze sono programmi eseguibili, installati su PC o server aziendali, strettamente legati ai rilevatori di timbrature con i quali dialogano direttamente attraverso la rete locale.
Sono software nella maggior parte dei casi pensati per un uso locale, talvolta monoutente, per i quali non ci si è mai posti il problema di poterli utilizzare al di fuori dell’azienda, anche a causa del fatto che i rilevatori di timbrature, tipicamente collegati alla rete locale aziendale non sono raggiungibili dall’esterno.
Esiste qualche soluzione pratica al problema?
Una possibile soluzione d’emergenza è quella di installare sul PC aziendale un software di controllo remoto che permetta all’operatore di collegarsi da casa al suo PC in azienda, tuttavia, oltre ad evidenti problemi di sicurezza informatica, tale soluzione rende complicato il processo di stampa e sopratutto funziona fin tanto che il PC in azienda resta accesso e accessibile. Basta uno spegnimento accidentale o l’installazione di un aggiornamento automatico di windows per rendere inaccessibile il PC sino a quando qualcuno non potrà ripristinare l’accesso.
Un’alternativa potrebbe essere quella di sostituire il sistema con un nuovo prodotto in cloud, ve ne sono diversi, basta cercare in rete. Tuttavia l’idea di cambiare sistema desta non poche preoccupazioni sia per l’onere di dover apprendere un nuovo programma sia per quanto riguarda i costi relativi alla sostituzione dei rilevatori di timbratura. Per non parlare della distribuzione di nuovi badge o tag di timbratura quando rientreranno al lavoro i dipendenti con mansioni legate alla produzione.
Davanti a queste problematiche mi sono posto il problema di cercare una soluzione che avesse le seguenti caratteristiche:
- Sicura: La sicurezza dei dati al primo posto sia ai fini della compliance con il GDPR UE 679/2016, sia per la continuità operativa che ha già subito numerose interruzioni;
- Definitiva: una soluzione che possa continuare anche dopo l’emergenza, in questo modo l’azienda fa un passo concreto verso l’adozione del lavoro agile che offre vantaggi anche nei momenti non emergenziali;
- Economica: oggi nessuna azienda può permettersi di aumentare i costi quindi bisogna proporre una percorso economico che non richieda la sostituzione dei rilevatori di timbratura;
La soluzione esiste, se devi risolvere il problema della rilevazione presenze in cloud, nel modo più semplice ed economico possibile, trovi in questa pagina tutte le opportunità.
